Política de tratamiento de datos personales de Grupo Dubó SAS.

	POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES	POLITICA
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1. OBJETIVO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como objetivo dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, en relación con la protección de los datos personales de los titulares, así como de los usuarios, clientes, proveedores y demás personas que interactúan con nuestra empresa. Nuestra empresa, dedicada al comercio al por menor con surtido compuesto principalmente de productos nuevos para el consumo del hogar, garantiza la protección, privacidad y seguridad de la información personal que recolectamos.

2. ALCANCE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales será aplicable a todas las bases de datos y archivos que contengan información personal y que sean objeto de tratamiento por parte del GROUP DUBO S.A.S.

TERMINO	DEFINICIÓN
Dato personal	Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.1
Tratamiento	Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, entre otros.2
Titular de datos	Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.3
Encargado del tratamiento	Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asociación con otros, trate datos personales por cuenta del responsable.4
Consentimiento	Autorización previa, expresa e informada que otorga el titular de los datos para el tratamiento de sus datos personales.
Dato sensible	Aquellos que afectan la intimidad de EL TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.5
Políticas de tratamiento en materia de protección de datos personales	Entidad responsable de recibir, examinar y procesar las quejas y violaciones, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente y el reglamento interno laboral.
Responsable del Tratamiento	Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para el caso concreto LA EMPRESA.6

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, se establecieron las anteriores definiciones claves para el tratamiento de datos personales.

¹ Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal c.
² Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal g.
³ Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal f.
⁴ Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal d.
⁵ Decreto 1377 de 2013, artículo 3, literal 3.
⁶ Ley 1581 de 2012, artículo 3, literal e.

4.1. Introducción

GRUPO DUBO S.A.S. Identificada con Nit. No 901502579-5, en adelante LA EMPRESA, comprometida con la seguridad de la información personal de sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general y con la finalidad de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, presenta la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política”) de la Compañía en relación con la recolección, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la Información.

4.2. Fundamento legal

4.2.1. Ley Estatutaria 1581 de 2012

La presente ley tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.⁷

4.2.2. Decreto 1377 de 2013

El presente Decreto tiene como objeto reglamentar parcialmente la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

4.3. Identificación del responsable del Tratamiento de Datos Personales

La responsable del tratamiento de los datos personales es:

GRUPO DUBO S.A.S
Dirección: CLL 8 # 5-04 CENTRO
Correo Electrónico: Centrodeservicios@dubo.co
NIT: 901502579 – 5

LA EMPRESA, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.

4.4. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de los datos personales que realiza nuestra empresa se llevará a cabo bajo los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales se realiza de conformidad con la ley colombiana.
• Principio de finalidad: Los datos personales serán recolectados para fines legítimos, específicos y explícitos, de acuerdo con los servicios que nuestra empresa ofrece.
• Principio de transparencia: Se garantizará que el titular de los datos conozca la información que se recolecta sobre él y las finalidades del tratamiento.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales serán tratados de forma confidencial, limitando su acceso a las personas que tengan la autorización para conocerlos. El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales.
• Principio de seguridad: Se implementarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida.
• Principio de veracidad o calidad: Los datos personales que se recopilen deberán ser verídicos, completos, exactos y actualizados.
• Principio de confidencialidad: Los datos personales no serán revelados sin autorización del titular, salvo cuando lo exija la ley. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado de EL TITULAR. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4.5. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales de nuestros clientes, proveedores y demás titulares podrán ser recolectados y tratados para las siguientes finalidades:

• Atención de pedidos y venta de productos: Procesar compras, entregas, facturación, y gestión de pedidos de nuestros productos, incluyendo alimentos, bebidas, tabaco, artículos escolares, cosméticos, juguetería, mercería y demás mercancías disponibles en nuestros establecimientos.
• Información y comunicaciones comerciales: Enviar información sobre promociones, ofertas, novedades, y productos que puedan ser de interés de nuestros clientes.
• Gestión administrativa y contable: Facturación, cobro, control de pagos y realización de reportes contables.
• Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales: Cumplir con las normativas vigentes relacionadas con el comercio al por menor, seguridad social, tributación, y otras obligaciones legales.
• Seguridad y prevención de fraudes: Implementar medidas para prevenir fraudes, garantizar la seguridad de los pagos y proteger a nuestros clientes.
• Mejora de productos y servicios: Realizar encuestas de satisfacción y análisis de comportamiento del cliente para mejorar la calidad de nuestros productos y servicios.

4.6. Autorización para el tratamiento de datos personales

Desde la entrada en vigor de la presente Política, LA EMPRESA, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a los Titulares, informando sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.

La autorización de los Titulares podrá manifestarse por: (i) escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.

LA EMPRESA conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

4.7. Casos en que no se requiere la autorización

La autorización de EL TITULAR no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

4.8. Revocatoria de la autorización

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, deberá radicar ante LA EMPRESA solicitud escrita por medio de la cual solicita la eliminación de la información recolectada.

4.9. Supresión de datos

EL TITULAR tiene el derecho, en todo momento, a solicitar LA EMPRESA la eliminación de sus datos personales cuando:

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por EL TITULAR en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio de este cuando:

• EL TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados de EL TITULAR; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por EL TITULAR.

4.10. Captura de imágenes por cámaras de videovigilancia

LA EMPRESA, en el desarrollo de su objeto social y con el propósito de garantizar la seguridad de sus clientes, empleados, usuarios y, en general, de cualquier tercero que acceda a sus instalaciones, podrá implementar dispositivos de grabación de audio y video en las áreas que considere necesarias, siempre de acuerdo con los principios de legalidad y respeto por la privacidad de los titulares de los datos. Dichos dispositivos serán instalados y utilizados de forma que no vulneren la intimidad de las personas.

En este sentido, LA EMPRESA informa de manera clara y oportuna sobre la presencia de estos dispositivos en sus instalaciones. Los registros obtenidos mediante estos sistemas de grabación podrán ser utilizados como prueba en cualquier proceso judicial o administrativo, en estricto cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos por la legislación colombiana.

Además, se hace énfasis en que la duración de la grabación y/o el almacenamiento de los videos será limitada a un periodo máximo de Doce (12) días, transcurrido el cual, la información será eliminada, salvo que sea necesario conservarla para cumplir con requisitos legales o para fines de investigación en curso.

4.11. Finalidades del tratamiento de datos personales

La recolección de la información que realice LA EMPRESA se hará cuando el usuario, clientes, proveedores, contratistas, empleados y público en general accedan a los servicios prestados por LA EMPRESA, tales como presentación de quejas y reclamos, cotización de servicios, presentación de procesos de selección y en general cualquier tipo de contacto con LA EMPRESA, con los propósitos que incluyen, pero no se limitan a realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros.

4.12. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, conforme a la legislación colombiana:

• Derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales cuando lo consideren necesario.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Derecho a ser informado sobre el uso de sus datos personales y las finalidades del tratamiento.
• Derecho a revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos en cualquier momento, salvo que exista una obligación legal que lo impida.
• Derecho a solicitar la eliminación de los datos personales cuando hayan dejado de ser necesarios para las finalidades del tratamiento.
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si consideran que sus derechos no están siendo respetados.

4.13. Deberes del responsable del tratamiento

Según el artículo 17 de la Ley 1567 de 2012, el responsable del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.14. Deberes del encargado del tratamiento

Según el artículo 18 de la Ley 1567 de 2012, el encargado del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
• Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.15. Procedimiento para el Ejercicio de los Derechos

Los titulares podrán ejercer sus derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de sus datos personales mediante solicitud escrita dirigida a nuestro correo electrónico Centrodeservicios@dubo.co, o por medio de comunicación escrita a nuestra dirección física Cll 8 # 5-04 centro.

4.15.1. Procedimiento para la presentación y respuesta de consultas y reclamos

Consultas

Los titulares de los datos personales que conforman las bases de datos de GRUPO DUBO S.A.S., o sus causahabientes y representantes, podrán consultarlos. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico.

Las consultas serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

Cuando se trata de reclamos estos deben ser formulados por escrito físico o por correo electrónico, los cuales deberán contener como mínimo lo siguiente: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección del titular y documentos que sirva de pruebas.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.16. Otras disposiciones

Por tratarse de Datos Sensibles, LA EMPRESA no realiza el Tratamiento de estos para fines diferentes a los establecidos por la mencionada Resolución y normas relacionadas.

Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, la Compañía responderá y respetará el interés superior de estos y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.

Adicionalmente, LA EMPRESA solicitará autorización del Representante del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.

LA EMPRESA recolectará, almacenará, usará o circulará los Datos Personales sobre los que se cuente con la debida autorización, por el término que sea razonable y necesario, el cual en todo caso no podrá ser inferior al término de duración que tenga LA EMPRESA.

4.17. Medidas de Seguridad Implementadas

Nuestra empresa adopta medidas de seguridad físicas, administrativas y técnicas para proteger los datos personales frente a posibles pérdidas, accesos no autorizados, divulgación o alteración de la información. Estas medidas se revisan y actualizan de manera periódica para asegurar la protección continua de los datos.

En todo momento, LA EMPRESA se compromete a cumplir con los procedimientos y protocolos establecidos para garantizar la seguridad en el acceso a los datos de carácter personal, lo cual incluye:

1. Velar por el cumplimiento de las funciones del personal y procedimientos establecidos para cada proceso.
2. Procedimiento de recepción y respuesta ante peticiones, quejas o reclamos recibidos.
3. Mantener actualizados los procedimientos y procesos en torno a la información.
4. Mantener controles que permitan establecer posibles fallas con el fin de evitar una posible vulneración de derechos.
5. Ajustar los procesos de acuerdo con las normas que se encuentren vigentes.

4.18. Transferencia de Datos Personales

En caso de que los datos personales sean transferidos a terceros, ya sea dentro del país o en el extranjero, nuestra empresa garantiza que dichos destinatarios cumplirán con las normativas vigentes de protección de datos personales y tendrán las medidas necesarias para salvaguardar la información.

4.19. Modificaciones a la Política de Tratamiento de Datos Personales

Nuestra empresa se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, siempre cumpliendo con las disposiciones legales aplicables. Las modificaciones serán comunicadas a través de los canales habituales de comunicación con nuestros clientes y proveedores.

4.20. Aceptación y Consentimiento

Al proporcionarnos sus datos personales, el titular otorga su consentimiento expreso para que los mismos sean tratados conforme a esta política. El titular puede consultar esta política en cualquier momento en nuestro sitio web o solicitar una copia a través de los canales de contacto mencionados anteriormente.

CÓDIGO	NOMBRE
-	Ley 1581 de 2012
-	Decreto 1377 de 2013

FECHA	VERSIÓN	RAZÓN DEL CAMBIO
15/12/2025	01

ELABORÓ	REVISÓ	APROBÓ
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO	COORDINADOR DEL SGC	DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

⁷ Ley 1581 de 2012, artículo 1, Objeto.